Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Bao Gồm Những Công Việc Gì ?

Quản lý vận hành tòa nhà là hạng mục nhận được rất nhiều quan tâm của các chủ đầu tư, đơn vị quản lý bất động sản trong thời gian gần đây. Vậy hạng mục này gồm những công việc gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây.

Quản lý vận hành tòa nhà là gì?

Quản lý vận hành tòa nhà là tập hợp các thao tác quản lý được xây dựng theo một quy trình có căn cứ khoa học nhằm đảo bảo các hoạt động của tòa nhà được diễn ra một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả nhất.

Quản lý vận hành tòa nhà sẽ tác động đến hầu hết các khía cạnh trong quá trình khai thác sử dụng của tòa nhà từ hệ kết cấu, kiến trúc – nội thất, hệ thống thang máy, điện nước, phòng cháy chữa cháy… cho đến các tiện ích và dịch vụ gia tăng khác như vệ sinh, cảnh quan, nhân công – nhân sự…

Quản lý vận hành tòa nhà hiện nay được chia thành 2 loại là:

• Quản lý vận hành tòa nhà chung cư
• Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những công việc gì?

Mỗi loại hình bất động sản sẽ có cơ chế vận hành và quản lý khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung, công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ tác động và điều phối các khía cạnh sau:

Công tác quản lý an ninh

Đây là công tác không chỉ đảm bảo an toàn cho cư dân, khách hàng sử dụng tòa nhà mà còn đảm bảo trực tiếp lợi ích của chủ đầu tư.

Công tác này thường bao gồm việc bố trí nhân sự và triển khai kế hoạch giám sát người ra vào tòa nhà, ra vào bãi xe và giám sát trông nom các phương tiện tại bãi đỗ. Ngoài ra, quản lý an ninh còn thể hiện ở các mặt như kiểm soát hàng hóa, vận chuyển đồ đạc ra vào, giải quyết và xử lý các mâu thuẫn… Để công tác diễn ra hiệu quả, đơn vị quản lý tòa nhà thường sử dụng các hệ thống như camera/ CCTV… hỗ trợ.

Công tác quản lý vệ sinh

Để mang lại môi trường sống và không gian xanh – sạch – đẹp thì vệ sinh là công tác không thể thiếu trong quản lý vận hành tòa nhà.

Thông thường các hoạt động vệ sinh các không gian chung như hành lang, cầu thang, tiền sảnh, nhà vệ sinh công cộng… sẽ được diễn ra hàng ngày. Trong khi đó, việc tổng vệ sinh cải tạo cảnh quan… sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý. Thời gian cụ thể sẽ phụ thuộc vào đặc trưng các hạng mục của công trình.

Để công tác quản lý vệ sinh tòa nhà diễn ra thuận lợi và bài bản, đơn vị phụ trách cần có sự tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế toàn bộ diện tích và các không gian của tòa nhà. Từ đó, đưa ra các đánh giá và đề xuất các kế hoạch vệ sinh cho từng hạng mục cụ thể.

Công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa nhà

Đây có thể coi là một trong những công tác đặc biệt quan trọng trong quản lý và vận hành tòa nhà. Bộ phận phụ trách cần phải triển khai các hoạt động khảo sát, đánh giá toàn bộ hệ thống các trang thiết bị như đường điện, chiếu sáng, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống truyền thông (điện thoại, wifi…), hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thang máy, thang thoát hiểm…

Căn cứ vào thực trạng của hệ thống thiết bị này, bộ phận phụ trách công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa nhà sẽ khắc phục và sửa chữa những sự cố đang diễn ra. Đồng thời, lập kế hoạch và đưa và các phương án vận hành – bảo trì cụ thể cho hệ thống cơ sở vật chất này trong quá trình tòa nhà đi vào hoạt động. Qua đó, duy trì sự ổn định, góp phần đảm bảo sự an toàn cho người sử dụng, nâng cao chất lượng của tòa nhà.

Bên cạnh đó, việc quản lý bảo trì tòa nhà tốt còn góp phần kéo dài tuổi thọ cho tài sản của chủ đầu tư. Việc này đồng nghĩa với việc thời gian khai thác bất động sản được kéo dài lên, giá trị và lợi nhuận mà chủ đầu tư nhận về cũng sẽ tăng lên đáng kể.

Công tác quản lý hành chính

Công tác quản lý hành chính của một tòa nhà bao gồm các hoạt động như:

• Quản lý hồ sơ, tài liệu của tòa nhà gồm thư tín, chứng từ và các văn bản liên quan…
• Tổng kết báo cáo hoạt động của chung cư định kỳ. Từ đó, xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
• Tuyển dụng nhân sự bao gồm các công việc như tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, đào tạo… Thông qua đó, luôn đảm bảo đủ nhân lực để triển khai các hoạt động vận hành tòa nhà.
• Liên hệ, làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài nếu có.

Các công tác quản lý hành chính được xây dựng nhằm đảm bảo các hoạt động nội bộ và đối ngoại diễn ra thuận lợi. Từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý vận hành tòa nhà.

Công tác quản lý khách hàng

Đối với bất kỳ tòa nhà nào thì cư dân và khách hàng thuê mặt bằng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Họ là người trực tiếp sử dụng và trải nghiệm chất lượng công trình – dịch vụ tại các tòa nhà. Chính vì vậy công tác quản lý khách hàng là không thể thiếu.

Công tác này thường bao gồm các hoạt động như:

• Tìm khách thuê (đối với quản lý tòa nhà văn phòng). Hoạt động này thường được kết hợp với các chương trình truyền thông, nhằm giúp chủ đầu tư có thể cho thuê hết các mặt bằng trống. Thông thường đơn vị phụ trách còn hỗ trợ chủ đầu tư tiếp đón và giới thiệu mặt bằng
• Quản lý hợp đồng thông qua các hoạt động tư vấn pháp luật, soạn thảo hợp đồng, tổ chức ký kết…
• Chăm sóc khách hàng, đáp ứng và giải quyết các nhu cầu của khách hàng, cư dân trong quá trình sử dụng và sinh sống.
• Thay mặt chủ BĐS là cầu nối làm việc cùng khách hàng. Thông qua quy trình làm việc chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, giải quyết triệt để các vấn đề khách hàng, cư dân đang gặp phải để nâng cao uy tín của chủ đầu tư.
• Chủ động thông báo những tin tức mới, thời hạn thu tiền dịch vụ định kỳ…

Công tác quản lý khách hàng không chỉ giúp khách hàng, cư dân có trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt hơn mà còn nâng cao uy tín của chủ đầu tư. Khi các vấn đề kiến nghị được giải quyết hợp lý và nhanh chóng, khách hàng và cư dân sẽ có thêm niềm tin, sự tín nhiệm với chủ đầu tư. Đây chính là tiền đề quan trọng cho sự phát triển của chủ đầu tư trong các dự án tiếp theo.

Quản lý tài chính

Tài chính là một mảng hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công tác này bao gồm việc:

• Lên kế hoạch và quản lý hoạt động thu, chi của tòa nhà bao gồm các khoản chi phí bảo trì, duy tu, các khoản thu phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng…
• Lập báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý hoặc năm một cách chi tiết và gửi tới chủ đầu tư.
• Tham vấn, hỗ trợ chủ đầu tư xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả khai thác tài sản bất động sản.
• Quản lý công khai minh bạch quỹ tiền thu tới cư dân, khách hàng .